L'information présentée dans cette page est à titre informatif seulement. Il est possible de consulter le cadre administratif du programme (PDF, 341 ko). En cas de divergence, le cadre administratif s'applique.
Veuillez noter que toute demande déposée dans ce programme à partir de maintenant sera traitée à partir du 1er avril 2024 puisque le budget pour l'année 2023-2024 est épuisé.
Ce programme vient d'être renouvelé et toute nouvelle demande doit donc se conformer aux nouvelles conditions que vous trouverez dans cette page. Pour les demandes acceptées précédemment, soit de 2021-2022 à 2023-2024, les anciennes conditions (PDF, 794 ko) s'appliquent.
Objectifs
L'objectif général du programme est d'augmenter la connaissance et la compréhension du Québec ailleurs au Canada en soutenant le développement de liens entre les Québécois et les autres Canadiens de la société civile.
Il a pour objectif précis :
- de promouvoir le dialogue entre les sociétés civiles du Québec et celles des autres provinces et des territoires;
- de soutenir les échanges et les transferts d'expertise entre le Québec et les autres provinces et territoires;
- d'encourager la réalisation de projets conjoints entre les organismes du Québec et ceux des autres provinces et territoires;
- de renforcer la place des organismes québécois sur la scène canadienne.
Pour ce faire, ce programme appuie financièrement les projets d'échange bilatéraux, multilatéraux ou pancanadiens des sociétés civiles du Québec et de celles des autres provinces et territoires. Pour atteindre ces objectifs, les projets soumis doivent contribuer :
- à une meilleure connaissance et compréhension du Québec et des autres provinces et territoires, de leurs similitudes et de leurs spécificités;
- à multiplier les collaborations entre les milieux sociétaux du Québec et d'ailleurs au Canada;
- à partager l'expertise et les points de vue québécois.
Volets
Ce programme comporte deux volets :
- Volet 1 – Échange d'expertise;
- Volet 2 – Réseaux canadiens.
Le volet Échange d'expertise appuie prioritairement des activités ponctuelles d'échange entre des experts québécois et canadiens tenues au Canada, y compris au Québec, qui contribuent au transfert d'expertise entre le Québec et les autres provinces et territoires et au rayonnement de l'expertise québécoise.
Ce volet cible deux types de projets :
- la participation d'experts québécois à des colloques, des conférences, des forums et des ateliers au Canada, y compris au Québec;
- les projets de partage d'expertise entre pairs impliquant un transfert de pratiques innovantes du Québec vers les autres provinces et territoires.
Aux fins du programme, un expert est une personne qui possède une connaissance théorique ou pratique dans un domaine donné et qui est reconnue par ses pairs. L'expert doit provenir du milieu éducatif, professionnel, économique ou communautaire.
Le volet Réseaux canadiens appuie prioritairement la tenue d'activités permettant aux organisations québécoises de créer ou d'intégrer des réseaux pancanadiens afin de favoriser les échanges entre Québécois et Canadiens. Ces projets contribuent à ce que les organisations du Québec jouent un rôle actif dans ces réseaux. Ces projets peuvent consister en :
- la mise en place ou le renforcement de structures ou de réseaux pancanadiens de collaboration et d'échanges;
- l'organisation de forums, de conférences, d'activités de débats, d'ateliers et d'écoles d'été qui permettent aux Québécois et aux autres Canadiens d'échanger sur des enjeux économiques, politiques, sociaux et culturels.
Les projets financés par le volet 2 doivent consister en un partenariat entre au moins un organisme du Québec et au moins un organisme situé dans une autre province ou un territoire canadien.
Durée des projets
Les projets doivent se dérouler à l'intérieur d'une période de 12 mois (à partir de la date de début du projet indiquée par le demandeur), à moins d'un avis contraire diffusé par le Secrétariat.
En aucun cas, le soutien financier des projets n'est renouvelé automatiquement. À la suite de l'approbation du rapport final, une nouvelle demande peut être présentée si un soutien est de nouveau souhaité.
Clientèles admissibles
Les demandeurs ou codemandeurs admissibles sont les organismes canadiens dûment enregistrés, dont le siège social est situé au Québec ou dans une autre province ou un territoire, soit :
- les organismes sans but lucratif;
- les institutions d'enseignement;
- les instituts de recherche;
- les coopératives à but non lucratif.
Vous devez vous engager à réaliser des activités permettant l'atteinte des objectifs du programme au moment de soumettre un projet en vue d'obtenir un financement. Vous devez également fournir les pièces justificatives de votre statut d'organisme sans but lucratif.
Voici les organisations qui ne sont pas admissibles :
- ministères et organismes du gouvernement du Québec et ceux des autres gouvernements au Canada;
- partis politiques autorisés ou enregistrés ou instances reconnues par les autorités électorales;
- organismes d'éducation politique;
- organismes à but lucratif et entreprises;
- individus;
- organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics;
- organismes qui, au cours des deux dernières années, n'ont pas respecté les conditions d'attribution des subventions du Secrétariat;
- organismes qui sont demandeurs ou codemandeurs pour un projet actuellement subventionné par le programme et qui n'ont pas encore transmis un rapport final jugé conforme;
- demandeurs qui n'ont pas respecté les conditions d'attribution des subventions du Secrétariat du Québec aux relations canadiennes (SQRC) en termes de reddition de comptes;
- organismes qui n'ont pas respecté leurs obligations après avoir été mis en demeure en lien avec l'octroi d'une aide financière antérieure par un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec;
- organismes qui ne satisfont pas aux exigences élevées d'intégrité auxquelles le public est en droit de s'attendre d'un bénéficiaire d'une aide financière versée à même des fonds publics.
Les demandeurs qui sont en état ou font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation ou de règlement judiciaire sont exclus de la participation au programme.
Ces conditions s'appliquent autant pour le demandeur principal que pour le ou les codemandeurs.
Projets admissibles
Les projets recevables sont ceux qui correspondent aux objectifs du programme et qui s'inscrivent dans le sens des orientations et des priorités définies par le Secrétariat.
Pour être admissible, votre projet doit :
- permettre l'atteinte des objectifs du programme;
- respecter les conditions du programme.
Votre projet ne sera pas admissible s'il :
- se limite principalement à une prestation d'artiste à sens unique dans un contexte de festival ou de diffusion professionnelle;
- consiste principalement à l'embauche d'une firme de consultants ou à l'achat de services;
- est déjà soutenu par un autre programme d'appui financier du Secrétariat;
- ne contribue que de façon marginale aux objectifs du programme;
- est à caractère religieux ou politique, ou lié à une campagne de revendication.
Les activités de recherche universitaire dans les domaines des relations intergouvernementales, des études québécoises et de la francophonie canadienne sont uniquement admissibles au Programme d'appui à la recherche du Secrétariat.
Les activités suivantes sont uniquement admissibles au Programme d'appui à la francophonie canadienne, soit celles qui visent spécifiquement à :
- appuyer le développement des communautés francophones ou acadiennes du Canada;
- promouvoir et encourager l'utilisation du français au Canada;
- renforcer les liens entre les Québécois et les francophones et francophiles du Canada;
- renforcer l'adhésion à une francophonie inclusive à l'échelle pancanadienne.
Dépôt des demandes
Pour le volet 1 – Échange d'expertise, vous pouvez soumettre votre projet à tout moment durant l'année.
Pour le volet 2 – Réseaux canadiens, un appel de projets est présentement ouvert pour des projets qui commenceront après le 1er avril 2024.
À moins d'avis contraire, tout projet déposé à partir de janvier sera considéré dans le cadre de l'année budgétaire suivante qui débute le 1er avril de la même année.
Pour le dépôt de votre demande, vous devez utiliser le formulaire de demande de subvention. Ce formulaire, ainsi que la grille budgétaire, doivent être transmis à l'adresse courriel : programme.relations-canadiennes@mce.gouv.qc.ca.
Délai de traitement
Le délai de traitement visé entre la date de dépôt d'une demande d'aide financière conforme et complète (incluant l'approbation du ou des codemandeurs) et la transmission d'une réponse par le Secrétariat est de 60 jours ouvrables (environ trois mois).
Pour cette raison, vous devez prévoir trois mois entre le dépôt de votre demande et le début du projet. Si vous ne prévoyez pas un délai raisonnable, votre demande pourrait être refusée.
Description des projets
Vous devez décrire votre projet de façon détaillée en utilisant les formulaires.
Volet 1 – Échange d'expertise
La description de votre projet doit obligatoirement comporter :
- la description détaillée des activités envisagées;
- la description détaillée des objectifs et des résultats attendus de la participation québécoise à l'activité ou au projet de transfert d'expertise en fonction des objectifs du programme;
- une preuve de la participation d'experts canadiens et québécois à l'activité ou au projet de transfert d'expertise;
- le curriculum vitae du ou des experts québécois incluant leurs fonctions, titres, expériences, conférences et publications, si tel est le cas;
- la description détaillée de la participation québécoise à l'activité ou au projet de transfert d'expertise à l'extérieur du Québec;
- un budget détaillé et équilibré qui fait état des dépenses prévues pour le projet et de l'échéancier relatif au décaissement;
- le montage financier du projet et les sources de financement;
- un plan de communication démontrant comment les activités de communication prévues contribuent aux objectifs du programme et la description des éléments prévus pour donner de la visibilité au Secrétariat;
- les coordonnées complètes du ou des demandeurs et celles de ou des organismes associés au projet, y compris les adresses postales et électroniques ainsi que le ou les sites Web, s'il y a lieu;
- la signature originale ou électronique du dirigeant de ou des organismes demandeurs attestant de l'exactitude des renseignements fournis et autorisant, s'il y a lieu, le gouvernement du Québec ou son mandataire à effectuer les vérifications comptables de l'utilisation des subventions.
Volet 2 – Réseaux canadiens
Votre description de projet doit obligatoirement comporter :
- une preuve que le projet est porté par au moins un organisme du Québec et au moins un organisme provenant d'une autre province ou d'un territoire canadien;
- la description détaillée des activités envisagées;
- la description des rôles et mandats respectifs des organismes demandeurs et codemandeurs porteurs du projet. Les demandeurs et codemandeurs doivent chacun contribuer activement au projet;
- la description des résultats attendus en fonction des objectifs du programme;
- la description de l'expérience des demandeurs et codemandeurs dans la réalisation de ce type de projet et, si c'est le cas, les collaborations passées entre eux;
- un budget détaillé et équilibré faisant état des dépenses prévues pour le projet et de l'échéancier relatif au décaissement;
- le montage financier du projet et les sources de financement;
- la signature originale ou électronique des dirigeants des organismes demandeurs et codemandeurs, attestant de l'exactitude des renseignements fournis et autorisant, s'il y a lieu, le gouvernement du Québec ou son mandataire à effectuer les vérifications comptables de l'utilisation des subventions;
- un plan de communication démontrant comment les activités de communication prévues contribuent aux objectifs du programme et la description des éléments prévus pour donner de la visibilité au Secrétariat;
- les coordonnées complètes du ou des demandeurs et celles de ou des organismes associés au projet, y compris les adresses postales et électroniques ainsi que le ou les sites Web, s'il y a lieu.
De plus, vous devez transmettre un rapport final jugé conforme pour tout projet antérieur terminé et financé par le programme.
Évaluation des demandes
L'évaluation des projets est faite par le Secrétariat du Québec aux relations canadiennes. Au besoin, ce dernier peut avoir recours à des expertises externes. De plus, certains projets peuvent être soumis aux bureaux du Québec au Canada ou aux ministères sectoriels québécois concernés, afin d'obtenir leur avis.
Volet 1 – Échange d'expertise
Votre projet sera évalué en fonction des critères suivants :
Aide financière
Dépenses admissibles
La subvention versée est uniquement applicable au remboursement des dépenses admissibles encourues pour la réalisation des activités prévues dans le cadre du projet. Elle ne peut être utilisée à des fins lucratives ou procurer un bénéfice financier au demandeur ou aux codemandeurs.
Volet 1 – Échange d'expertise
Seules ces dépenses sont admissibles :
- frais de séjour des participantes et participants directement impliqués dans l'organisation du projet, que l'activité ait lieu au Québec ou ailleurs au Canada, selon les barèmes du gouvernement du Québec;
- frais de repas des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, selon les barèmes du gouvernement du Québec;
- frais raisonnables de déplacement au Canada des participants directement impliqués dans l'organisation du projet. Seuls les déplacements suivants sont admissibles : ceux à partir du ou vers le Québec ainsi que ceux à l'intérieur du Québec;
- frais de transport local (par exemple, le transport en commun, les taxis) des participants directement impliqués dans l'organisation du projet;
- frais de compensation des émissions de carbone (crédits carbone) liés aux déplacements admissibles;
- frais encourus pour l'interprétation simultanée lorsqu'ils sont justifiés;
- salaires et honoraires des personnes affectées à la réalisation du projet, qu'il s'agisse d'employés réguliers ou de contractuels. Le nombre d'heures prévues et le taux horaire de chaque employé concerné doivent être précisés dans la demande, de même que les coûts liés aux avantages sociaux. Le Secrétariat se réserve le droit de demander des pièces justificatives à cet égard;
- frais encourus pour la traduction ou la production d'outils ou de supports liés à la réalisation de l'activité lorsque ces frais sont justifiés (cependant, les frais encourus pour la traduction d'articles scientifiques produits par une experte québécoise ou un expert québécois sont exclus);
- frais d'inscription à l'activité pour les personnes directement impliquées dans l'organisation du projet, lorsque justifiés;
- frais encourus pour la réalisation logistique de l'activité (par exemple. : location de matériel, d'équipement ou de salle), incluant les frais pour des activités virtuelles, lorsque justifiés;
- frais de communication et de promotion directement liés à l'activité, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;
- frais d'administration, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;
- frais de vérification comptable lorsqu'il sont exigés.
Volet 2 – Réseaux canadiens
Seules ces dépenses sont admissibles :
- frais de séjour des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, que l'activité ait lieu au Québec ou ailleurs au Canada, selon les barèmes du gouvernement du Québec;
- frais de repas des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, selon les barèmes du gouvernement du Québec;
- frais raisonnables de déplacement au Canada et au Québec des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, à hauteur de 50 %;
- frais de transport local (par exemple : le transport en commun, les taxis) des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, à hauteur de 50 %;
- frais de compensation des émissions de carbone (crédits carbone) liés aux déplacements admissibles;
- frais encourus pour l'interprétation simultanée lorsqu'ils sont justifiés;
- salaires et honoraires des personnes affectées à la réalisation du projet, qu'il s'agisse d'employés réguliers ou de contractuels. Le nombre d'heures prévues et le taux horaire de chaque employé concerné doivent être précisés dans la demande, de même que les coûts liés aux avantages sociaux. Le Secrétariat se réserve le droit de demander des pièces justificatives à cet effet;
- frais encourus pour la traduction ou la production d'outils ou de supports liés à la réalisation de l'activité lorsqu'ils sont justifiés;
- frais d'inscription à l'activité pour les personnes directement impliquées dans l'organisation de l'activité, lorsqu'ils sont justifiés;
- frais de traiteur (nourriture et boissons non alcoolisées);
- frais encourus pour la réalisation logistique de l'activité (la location de matériel, d'équipement ou de salle), incluant les frais pour des activités virtuelles lorsqu'ils sont justifiés;
- frais de communication et de promotion directement reliés à l'activité, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;
- frais d'administration, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;
- frais de vérification comptable lorsqu'ils sont exigés.
Dépenses non admissibles
Voici les dépenses qui ne sont pas admissibles pour les deux volets :
- loyers;
- dépenses d'immobilisation ou l'achat de biens meubles;
- frais de déplacement ou de séjour à l'extérieur du Canada;
- frais liés à un cocktail ou à une réception;
- frais de traiteur (volet 1);
- dépenses courantes de fonctionnement des organismes, à l'exception des honoraires et des salaires des employés réguliers directement affectés à la réalisation du projet;
- cachets pour des performances artistiques professionnelles;
- frais de voyage en première classe ou en classe affaires;
- aides financières à un tiers (subventions, bourses ou programmes visant à être octroyés à d'autres bénéficiaires);
- dépenses effectuées avant le dépôt de la demande ou de la date de début d'admissibilité des dépenses indiquée dans l'appel à projets, lorsque pertinent;
- toute autre dépense qui aurait normalement été assumée par l'organisme dans le cours de ses activités.
Montant de la subvention
Le montant de la subvention que vous recevrez est établi en fonction du résultat de l'évaluation de la demande et des disponibilités financières du programme.
La demande de soutien financier ne peut excéder 80 % des dépenses admissibles liées à la réalisation du projet.
La somme maximale accordée varie en fonction des volets du programme :
- Volet 1 – Échange d'expertise : 10 000 $;
- Volet 2 – Réseaux canadiens : 50 000 $.
L'admissibilité d'un projet n'accorde aucune garantie de financement aux demandeurs et n'occasionne aucune obligation pour le Secrétariat. Les versements sont toujours conditionnels à la disponibilité des fonds ou aux approbations appropriées et suffisantes des crédits par l'Assemblée nationale.
Cumul des aides financières publiques
Si votre organisme a déjà bénéficié d'une subvention du Programme d'appui aux relations canadiennes, vous devez, pour être admissible de nouveau, avoir soumis un rapport final, jugé conforme par le Secrétariat, pour tout projet antérieur financé par le programme. Une seule demande peut être déposée à la fois.
Un projet financé par ce programme ne peut pas être financé par d'autres programmes du Secrétariat. Il peut toutefois être financé par d'autres programmes gouvernementaux.
Le taux de cumul des subventions publiques que vous obtenez pour votre projet ne peut pas dépasser 80 % des dépenses admissibles. La subvention attribuée dans le cadre du programme peut donc être ajustée selon cette règle. Les autres sources de financement gouvernemental qui s'applique à cette règle de cumul sont :
- le gouvernement fédéral, y compris les organismes gouvernementaux et les sociétés d'État,
- les entités municipales situées au Québec,
- les autres ministères, organismes ou sociétés d'État du gouvernement du Québec.
Modalités du versement
Si vous obtenez une contribution financière égale ou inférieure à 5 000 $, elle vous sera versée en un seul versement, après l'acceptation du rapport final.
Si cette contribution est supérieure à 5 000 $, elle fera l'objet de deux versements :
- 80 % de la subvention est versée après la confirmation de l'acceptation du projet;
- 20 % à la fin du projet, après l'acceptation du rapport final.
Lors de l'analyse du rapport final, le montant de la subvention peut être ajusté en fonction de l'analyse de l'admissibilité des dépenses finales et de la règle de cumul des aides financières.
Vous ne pourrez obtenir une aide financière supplémentaire si vous apportez des modifications à votre projet ou si vous dépassez les coûts prévus pour vos activités.
Remboursement
Le bénéficiaire de la subvention sera tenu de rembourser :
- le solde inutilisé de la subvention;
- la partie ou la totalité de la subvention qui n'aura pas été utilisée aux fins spécifiquement autorisées;
- la partie ou la totalité de la subvention, si le projet n'a pas respecté les conditions de la subvention;
- la partie ou la totalité de la subvention, si le projet est annulé ou modifié de façon importante sans l'approbation préalable du Secrétariat, ou qui n'a pas été utilisée aux fins spécialement autorisées;
- le montant équivalant à l'excédent constaté si les dépenses admissibles sont inférieures aux prévisions initiales (voir montant de la subvention). Si le barème de 80 % de dépenses admissibles est dépassé, la subvention finale sera ajustée : soit par un remboursement de la somme excédentaire ou par une réduction du versement final dû par le Secrétariat;
- le montant équivalant à l'excédent constaté si les aides gouvernementales combinées, au cours de la période concernée par l'aide financière, dépassent le taux maximal de cumul permis, soit 80 % des dépenses admissibles. Dans de tels cas, la subvention finale sera ajustée : soit par un remboursement de la somme excédentaire ou soit par une réduction du versement final dû par le Secrétariat.
Visibilité
Tous les documents, activités et produits de communication liés au projet doivent comporter une mention qui reconnaît l'aide obtenue du gouvernement du Québec et lui accorder une visibilité proportionnelle à l'aide versée.
Engagement du demandeur
Lorsque vous recevez une subvention, vous devez réaliser le projet tel que vous l'avez décrit dans le formulaire de demande de soutien financier.
Vous devrez vous engager formellement à réaliser votre projet comme convenu et à accepter la subvention ainsi que ses modalités.
Modification du projet
Le projet doit être réalisé tel qu'il a été approuvé. Toute modification substantielle au projet doit être préalablement approuvée par le Secrétariat. Si vous n'obtenez pas cette approbation préalable, la subvention peut être annulée et devra être remboursée.
Reddition de comptes
Rapport final
Vous devez produire un rapport final qui doit être transmis au plus tard trois mois après la date de fin du projet indiquée dans la demande. Il doit comprendre les éléments suivants :
- bilan des principales activités réalisées dans le cadre du projet;
- description de l'ampleur de la participation québécoise au projet (nombre, nom et origine des participants) ainsi que tous les éléments permettant l'appréciation de son rayonnement (par exemple : auditoire, retombées médiatiques, publications);
- description des résultats obtenus en lien avec les objectifs initiaux du projet et des objectifs du programme;
- données nécessaires à l'appréciation des résultats du programme, incluant les renseignements nécessaires à la mesure des indicateurs de résultats qu'il prévoit;
- description de la visibilité accordée au gouvernement du Québec;
- bilan financier détaillé du projet faisant état de l'utilisation de l'aide octroyée;
- signature originale ou électronique du dirigeant de chacun des organismes demandeurs.
Vous devez utiliser les formulaires prévus à cette fin pour la production du rapport final.
Une fois le rapport final analysé et jugé conforme, un versement sera effectué selon les modalités prévues dans la section Modalités du versement de la subvention.
États financiers et pièces justificatives
Le Secrétariat du Québec aux relations canadiennes se réserve le droit de réclamer en tout temps des pièces justificatives, ce qui peut inclure :
- des factures,
- des états de compte ou les états financiers vérifiés d'un organisme qu'il subventionne,
- des états de compte de ses organismes partenaires ainsi que des organismes qui y sont apparentés.
Développement durable
Le Secrétariat du Québec aux relations canadiennes vous encourage à appliquer les meilleures pratiques de développement durable dans la réalisation de vos projets.
Coordonnées
Le formulaire de demande de soutien financier doit être envoyé à l'adresse : programme.relations-canadiennes@mce.gouv.qc.ca.
Cadre administratif du programme (PDF, 341 ko)
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